Comment créer une boîte de dépôt en ligne pour récupérer des fichiers ?

Dernière mise à jour le 22 janvier 2022

Si de nombreux outils permettent de partager facilement des fichiers avec vos élèves ou étudiants, il est beaucoup moins simple de récupérer facilement des fichiers envoyés par eux.

Le mail est l’outil le plus souvent utilisé avec toutes les limites que l’on connaît. Encombrement, tailles des fichiers inappropriées pour un envoi mail, difficulté à retrouver ensuite les fichiers, etc.

La solution ? Créer une boîte de dépôt en ligne pour permettre à vos étudiants d’y venir déposer les fichiers qu’ils doivent vous transmettre. Les principaux service de stockage de fichiers le permettent. Encore faut-il s’en souvenir et savoir l’utiliser. Le gain de temps est énorme, vous allez pouvoir fournir une url où vos élèves viendront glisser déposer leurs copies ou fichiers. Leurs envois viendront se classer en toute sécurité dans un dossier de votre drive que vous aurez défini à l’avance comme boîte de dépôt.

Créer une boîte de dépôt en ligne pour pouvoir y récupérer des fichiers est simple et rapide. Voici la procédure pour les services Dropbox, OneDrive, GDrive et NextXloud.

Comment collecter des fichiers auprès d’autres personnes avec Dropbox

 

Le service de stockage en ligne Dropbox fait partie des principaux acteurs des systèmes de sauvegarde dans les nuages. Sa version gratuite permet de stocker 2 Go de fichiers.

Les demandes de fichiers Dropbox vont vous permettre de demander des fichiers aux personnes de votre choix et de les recevoir directement dans votre compte dans le dossier de votre choix. N’importe qui peut vous envoyer un fichier et ce même s’il ne possède pas de compte Dropbox. Côté sécurité, les personnes qui importent des fichiers en réponse à votre demande de fichiers n’ont bien sûr pas accès à votre compte Dropbox. Vous seul pouvez consulter les fichiers importés.

La mise en place est simple. Il faut se connecter à sa Dropbox puis cliquer sur « Demande de fichiers » dans la barre latérale. Vous allez choisir le dossier d destination ou en créer un nouveau. Et le tour est joué. Si vous avez un abonnement payant vous pouvez même fixer une échéance au-delà de laquelle les envois ne seront plus autorisés. Une fois crée, la dernière étape consiste à récupérer le lien de a boîte d’envoi et le partager. Vous pouvez aussi saisir l’adresse e‑mail ou le nom des personnes auxquelles vous souhaitez demander des fichiers. Ces dernières recevront un e‑mail personnalisé avec votre demande.

Créer une demande de fichier avec OneDrive de Microsft pour récupérer des fichers

Les fonctions sont assez similaires pour le service de stockage et de sauvegarde One Drive de Microsoft. Avec OneDrive vous allez pouvoir également choisir un dossier dans lequel les autres utilisateurs pourront téléverser des fichiers à l’aide d’un lien que vous leur aurez envoyé. Là encore les contributeurs à qui vous demandez des fichiers n’ont pas accès à votre disque dur dans les nuages. Ils ne peuvent pas voir non plus le contenu du dossier, ni le modifier, ni voir qui d’autre y a déposé des fichiers.

Toute personne ayant le lien de demande de fichier peut vous envoyer un fichier. Il est à noter qu’ils n’ont pas besoin d’OneDrive. Chaque fichier est doté d’un préfixe pour vous aider à identifier qui l’a chargé.

Attention, cette fonction de création d’une boîte de dépôt dans One Dive sont uniquement disponibles pour OneDrive professionnel ou scolaire comptes et votre administrateur doit activer.

Mettre en place une boîte de dépôt de fichiers dans Google Drive

Le service de stockage de Google offre de nombreuses options de partage mais ne propose pas par défaut un système simple pour créer une boîte de dépôt dans laquelle récupérer des fichiers envoyés par d’autres. Il existe plusieurs services qui comblent ce manque. C’est le cas de Pigeon Files. Ce service permet de créer rapidement des pages de téléchargement sécurisées pour permettre à quiconque de télécharger des fichiers vers votre Google Drive. Ce petit utilitaire travaille bien et en harmonie avec votre drive chez Google. Pigeon Files ne dispose pas d’accès à vos fichiers ! Les fichiers téléchargés sont envoyés directement dans votre Google Drive. Un tableau de bord complet permet de savoir qui à envoyé quoi. Les utilisateurs n’ont pas besoin de se connecter pour pouvoir utiliser la boîte de dépôt de fichiers.

Pigeon files peut être utilisé gratuitement sans vraies limites. Un abonnement d’environ quatre Euros par mois ajoute quelques fonctions supplémentaires.

Récupérer des fichiers dans une boîte de dépôt sur NextCloud

NextCloud, l’alternative Open Source de la suite Google propose de son côté un service de dépôt de fichiers qui fonctionne à merveille. Il vous faut définir le dossier que vous souhaitez définir comme le réceptacle de votre boîte de dépôt. Il faut ensuite bien configurer le lien de partage en le déclarant « Dépôt de fichier » (envoi uniquement).

Vous récupérez ensuite le lien que vous allez pouvoir communiquer à tous les destinataires.

N’oubliez pas de demander à vos étudiants de bien nommer leurs fichiers avant de les déposer dans la boîte. Cela vous fera gagner du temps par la suite.