Dernière mise à jour le 21 août 2023
L’utilisation de plateformes de gestion des apprentissages et de collaboration dans l’enseignement, telles que Moodle, Chamilo, OpenOlat et d’autres, facilite grandement le travail des enseignants et formateurs.
Pour chaque cours et groupe d’étudiants, il est possible de créer une base de ressources, une bibliothèque et des devoirs désignés auxquels les étudiants auront accès à tout moment. Toutefois, la gestion de documents nécessite également d’être numérisée. La suite bureautique ONLYOFFICE procure toutes les fonctionnalités nécessaires aux plateformes éducatives.
ONLYOFFICE Docs fait partie des éditeurs open-source permettant de travailler avec documents texte, feuilles de calcul, présentations, formulaires et fichiers PDF. Cette suite permet la création et l’édition de documents en collaboration dans un environnement sécurisé. La conformité au RGPD, le contrôle des données via l’auto-hébergement, la sécurité des données garantie grâce au JSON Web Token (ou JWT) et au HTTPS facilitent l’utilisation d’ONLYOFFICE dans le secteur public, dont les établissements d’enseignement font partie.
Cet article sur Outils Tice a déjà présenté, il y a quelques mois, les possibilités d’ONLYOFFICE pour l’éducation, ainsi que ses offres dédiées. Depuis, la suite n’a cessé d’être mise à jour et d’évoluer. Revue de détail des dernières nouveautés.
Table des matières
Création de formulaires, questionnaires et tests avec ONLYOFFICE Docs
Alternative au contrôle de contenu de Microsoft et aux formulaires Adobe, les formulaires ONLYOFFICE apportent une fonctionnalité de création des documents avec des champs à remplir. À l’aide de ces champs de différents types, vous pouvez créer des formulaires à partir de zéro ou les ajouter à un document DOCX existant, modifier et collaborer avec d’autres utilisateurs en temps réel.
Les enseignants seront à mesure de créer des tests de contrôle avec plusieurs types de réponses : choix unique ou multiple (avec cases à cocher, boutons radio, listes déroulants), saisie de texte avec un nombre de caractères limité (fonctionnalité de limite de caractères), réponse libre (champs texte) ou ajoute d’une image.
En outre, dans la nouvelle version 7.2 de ONLYOFFICE Docs, les formulaires s’enrichissent avec nouveaux types de champs pour mails, numéros de téléphone et champs complexes. Les optimisations apportent aussi les nouveaux formats des champs : chiffres uniquement, lettres uniquement, correspondance avec une expression régulière, correspondance avec un masque.
Le test peut être enregistré au format RDF ou OFORM, au format ONLYOFFICE natif et envoyé pour être rempli. Ainsi, les étudiants ne peuvent pas modifier le corps du document et les paramètres des champs, ils n’auront accès qu’au remplissage. Il réduit ainsi la circulation des documents papier.
L’ajout de champs remplissables est disponible dans la barre d’outils supérieure dans l’onglet Formulaires lorsque vous créez un modèle de formulaire (au format DOCXF).
Voici les étapes simples à suivre pour créer un document remplissable :
- Saisir le texte de document.
- Insérer des images, des tableaux, formes si besoin.
- Ajouter des champs remplissables.
4. Personnaliser les champs ajoutés dans la barre latérale droite.
5. Consulter un aperçu du formulaire.
6. Enregistrer le fichier au format DOCXF si vous souhaitez continuer à le modifier ou OFORM à distribuer pour le remplissage.
Création et modification des fichiers PDF
Les formulaires ainsi que d’autres types de fichiers peuvent être enregistrés au format PDF de manière que les champs remplissables restent interactifs. Il s’agit d’un moyen pratique de créer des fichiers PDF : vous travaillez dans une interface familière sans acheter d’applications supplémentaires, puis vous enregistrez au format PDF. Ce format est depuis longtemps populaire en raison de sa polyvalence : il peut être ouvert dans de nombreuses applications et dans tous les navigateurs.
Pour afficher les fichiers PDF, XPS et DjVu, ONLYOFFICE Docs offre également une visionneuse qui vous permet de les ouvrir du côté client. L’interface dispose d’une barre de vignettes de pages et d’un volet de navigation.
De plus, vous pouvez convertir des fichiers PDF au format DOCX pour une édition ultérieure.
Organisation des visio et audioconférences
La communication et le partage jouent un rôle important dans l’apprentissage en ligne, qu’il s’agisse du partage d’expériences et d’opinions entre enseignants ou de la création et suivi d’un projet commun par un groupe d’étudiants, ce qui ne peut pas se faire sans échanges en direct. Les appels audio et vidéo avec Jitsi ou Rainbow sont faciles à organiser directement dans ONLYOFFICE Docs, ce qui évite de devoir quitter et de lancer des applications supplémentaires.
Fonctionnalités supplémentaires
En plus d’organiser des appels et des vidéoconférences, les éditeurs peuvent étendre les capacités de rédaction de textes. Par exemple, intégrer les outils de vérification d’orthographe et de grammaire LanguageTool pour les textes en différentes langues et Grammalecte pour le français.
La traduction devient également plus simple. ONLYOFFICE intègre trois outils de traduction de votre choix : Google, DeepL ou Apertium. Cela vous permet d’obtenir en quelques secondes la traduction d’un mot, d’une phrase ou d’un passage mis en évidence.
Les diagrammes, tableaux et graphiques sont de plus en plus utilisés dans les cours. Avec ONLYOFFICE, les enseignants peuvent utiliser le plugin Draw.io pour créer une grande variété de diagrammes : organigrammes, cartes heuristiques, diagrammes, infographies, etc.
ONLYOFFICE intègre tous ces outils dans ses éditeurs via des modules complémentaires outre ceux déjà mentionnés : EasyBib, Mendeley, Photo Editor, Thesaurus, Typograf, YouTube, Zotero. Vous pouvez accéder à ONLYOFFICE App Directory depuis l’éditeur et choisir les services dont vous avez besoin. Après l’installation, le module apparaît dans l’onglet Modules complémentaires.
Une nouvelle version ONLYOFFICE 7.2
En septembre, les éditeurs de ONLYOFFICE Docs ont été mis à jour à la version 7.2. Elle apporte une amélioration du travail avec les polices, à savoir la prise en charge des ligatures. Cela permet de fusionner plusieurs symboles en un seul, et donc de gérer de nouvelles langues. Grâce à la possibilité d’insérer et de modifier les feuilles de calcul dans les documents texte et présentations, vous pourrez ajouter des statistiques.
L’interface utilisateur hérite également d’une nouvelle barre de recherche. Dans le panneau de gauche, vous pouvez définir des options de recherche détaillées et naviguer entre les résultats.
Une nouvelle option « mode sombre » facilite le travail dans des environnements peu éclairés. Vous pouvez passer automatiquement en mode sombre ou clair en fonction du thème utilisé dans le système. De nouvelles touches de raccourci peuvent aussi être utilisées pour sélectionner ou couper du texte en une seule fois.
Intégration à Moodle
ONLYOFFICE s’intègre à la plateforme Moodle. Les étudiants et les enseignants ont ainsi accès à l’édition de documents joints aux cours.
Pour démarrer, il faut avoir une instance de ONLYOFFICE Docs et télécharger l’application d’intégration dans la bibliothèque des plugins de Moodle. Ensuite, depuis votre compte d’administrateur, installez le connecteur et configurez-le. Enfin, ajoutez une activité de document ONLYOFFICE à une page de cours où vous souhaitez activer l’édition de fichiers.
Les utilisateurs peuvent de :
- créer et ajouter des fichiers ONLYOFFICE aux pages de cours ;
- modifier des documents texte, des feuilles de calcul, des présentations et des formulaires joints aux cours Moodle ;
- créer et éditer les fichiers en collaboration avec deux modes de coédition (Rapide et Strict), le mode Suivi des modifications, les commentaires et le chat intégré ;
- afficher et modifier des fichiers DOCX, XLSX, PPTX, TXT et CSV ; afficher des fichiers PDF ; modifier des fichiers ODT, ODS, ODP, DOC, XLS, PPT, PPS, EPUB, RTF, HTML et HTM grâce à la conversion en OOXML ;
- configurer et gérer l’intégration d’ONLYOFFICE grâce à la page des paramètres.
Quant à la sécurité de vos données, les documents, les classeurs et les feuilles séparées peuvent être protégés par des mots de passe pour en limiter l’accès. Les enseignants peuvent masquer les paramètres de protection de façon à ce que les étudiants ne puissent définir un mot de passe pour les fichiers. Pour protéger les éléments de cours, les administrateurs et les enseignants peuvent choisir d’activer ou de désactiver le téléchargement et l’impression.
Connexion aux autres plateformes d’apprentissage
ONLYOFFICE Sait se connecter à la plupart des plateformes. Si le système de gestion et de stockage de documents de votre établissement est organisé avec des plateformes professionnelles telles que Alfresco, Nextcloud, ownCloud, Drupal, Chamilo, Xwiki, Jalios, exoPlatform et bien d’autres, ONLYOFFICE propose des intégrations à ces services via des connecteurs prêts à l’emploi développés par ONLYOFFICE ou à des applications d’intégration créées par les partenaires tiers.
Une offre spécifique pour l’éducation
À l’occasion de la rentrée scolaire, ONLYOFFICE offre des réductions pour les institutions éducatives de tous niveaux et secteurs. Vous trouverez davantage de détails sur leur blog. Vous pouvez aussi les contacter par mail à [email protected].
